Persondata hos PhotoCare Hvidovre ved Henning Rasmussen
Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU. Hos PhotoCare Hvidovre  har vi opdateret vores systemer og processer så de opfylder kravene til GDPR.

1. Hvor kommer oplysningerne fra?
Oplysningerne kommer fra den forælder der udfylder bestillingssedlen/bestiller online.
Derudover skal PhotoCare Hvidovre  bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som PhotoCare Hvidovre er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager PhotoCare  Hvidovre oplysningerne på forhånd, før fotograferingen ( Navn + Klasse ). Ønsker man ikke at skolen udlevere disse oplysninger, meldes dette til skolen inden fotografering. Man kan også bede om at elevnavn erstattes med ” anonym” ved henvendelse til 
bb.hvidovre@photocare.dkeller på tlf. 3678 5311
 
2. Med hvilket formål behandles oplysningerne?                  
Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældre(ne).
PhotoCare Hvidovre  formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart.
 
3. Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?
Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller PhotoCare Hvidovre  til at udføre fotograferingen.

4. Hvilken følsomhed har oplysningerne?
Almindelige persondata
– herunder: Elevens navn, klassetrin, adresse samt evt. e-mail og telefonnummer.
 PhotoCare Hvidovre  hverken bruger eller lagrer CPR-numre.
 
5. Er den registrerede oplyst om behandlingen?
Det fremgår af vores udleverede bestillingsseddel, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på vores hjemmeside: hvidovre.skolephotocare.dk under menuen persondata loven

6. Er personoplysningerne nødvendige for formålet?
Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller PhotoCare Hvidovre til at udføre fotograferingen.


Skoler:
Ja, PhotoCare Hvidovre  skal bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som PhotoCare Hvidovre  er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager PhotoCare Hvidovre oplysningerne på forhånd, før fotograferingen ( Navn + Klasse ). Ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger PhotoCare Hvidovre  personoplysningerne hertil.

Institutioner:
Ja, ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger PhotoCare Hvdivre personoplysningerne hertil.
 
7. Hvornår udløber/slettes oplysningerne?
Skoler/daginstituioner og dagplejere
Barnets/elevens fornavn samt klassetrin forbliver i systemet grundet info til skolens arkiv. Dette slettes ved udgangen af næstfølgende kalenderår.
b.) Hvis forælderen har ønsket fotografering, slettes oplysninger og fotofiler af eleven/barnet ved udløbet af det 5. år.
 
8. Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?
Det er PhotoCare Hvidovre’s vurdering, at der kommer henvendelser på alle slags billeder, hvorfor muligheden for (gen)bestilling er aktuel op til 5 år efter fotografering.
 
9. Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?               
Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.                   
 
10. Hvem har adgang til oplysningerne?
PhotoCare Hvidovres administrative medarbejdere. Fotografen har kun adgang til navn+klassetrin under fotograferingen.
Skoler og daginstitutioner vil ved endt fotografering, få udleveret portrætterne til intern brug til deres kartotekssystem.
 
11. Hvor lagres personoplysningerne?
I virksomheden; internt på PhotoCare Hvidovres drev og beskyttede servere.
 
12. Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?
Ja. Du har ret til indsigt:

 Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt PhotoCare Hvidovre pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
Retten til at korrigere data: Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.
Retten til at slette data:
Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som PhotoCare Hvidovre benytter, undtagen i følgende situationer:
* Hvis du har en bestilling ved PhotoCare Hvidovre
* Hvis du har en uafklaret sag hos kundeservice ved PhotoCare Hvdovre
* Hvis du har et økonomisk mellemværende med PhotoCare Hvidovre, uanset betalingsmåde
* Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne
Herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).


Hvordan kan du udøve dine rettigheder?Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vores kundeservicemedarbejdere altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Du kan altid kontakte kundeservice herom på bb.hvidovre@photocare.dk

 
Retten til at klage til en tilsynsmyndighed:
Hvis du mener, at PhotoCare Hvidovre  behandler dine personligeoplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte kundeservice på hvidovre@photocare.dk
Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.
 
13. Hvem videregives oplysningerne til? (Underdatabehandlere)
Alle kundedata opbevares på intern server.
Alle billeder i PhotoCare Hvidovre bliver behandlet internt.
Billederne har anonymiserede forløbne fil navne under hele processen.
PhotoCare Hvidovre hoster deres hjemmeside samt onlinebutik i Danmark hos underdatabehandlere,  med hvem, der er indgået databehandler aftale. .
 
14. Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?
Ja, der er udfærdiget databehandleraftale(r) mellem PhotoCare Hvidovre og underdatabehandlere.
 
15. Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?
Nej

LUK