PhotoCare Rønne ApS

Retningslinier for butikkens håndtering

af medarbejder- person- og kundedata.

 

Butikken:

PhotoCare Rønne ApS

Østergade 23

3700 Rønne

Tlf. 56 95 54 54

CVR.nr. 25 29 86 32

www.photocare.dk

E-mail:          roenne@photocare.dk

                      digital.roenne@photocare.dk

                      photocare.roenne@gmail.com

Butikkens formål er at drive fotohandlervirksomhed med salg af fotografisk og elektronisk udstyr,

produktion og salg af billeder, fotografisk atelier, skolefoto samt salg af egne billeder og postkort.

 

Dataansvarlig:

Hanne Lynggaard Rasmussen

PhotoCare Rønne ApS

Østergade 23

3700 Rønne

Løbende opfølgning på overholdelse af retningslinjer og kontakt til datatilsynet.

 

 

 

Databehandler:

Karsten Rasmussen

PhotoCare Rønne ApS

Østergade 23

3700 Rønne

 

Ansvarlig for den daglige datahåndtering og løbende kontakt med personalet om den daglige håndtering af nærværende retningslinjer.

Der er indgået aftale mellem Hanne Lynggaard Rasmussen og Karsten Rasmussen om evt. overtrædelser af den nye Persondatalov, således at Hanne Lynggaard Rasmussen kan underrette Datatilsynet rettidigt inden for 72-timers fristen.

Baggrund for Persondataloven er EU’s Databeskyttelsesforordning (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/HTML/?uri=CELEX%3A32016R0679&from=en), som blev endeligt vedtaget den 14. april 2016 og som implementeres i Danmark med virkning fra og med 25. maj 2018.

Formålet med Databeskyttelsesforordningen og Persondataloven er at medvirke til at sikre borgernes personrettigheder og -oplysninger i et EU-marked med økonomiske og sociale fremskridt og deraf følgende udveksling af borgernes data.

Butikken ønsker at efterleve Persondatalovens krav om korrekt behandling af persondata. Det er baggrunden for udarbejdelse af disse retningslinjer for registrering af medarbejder-/person- og kundedata.

I en række tilfælde har retningslinjerne allerede været fulgt i længere tid jf. gældende Persondatalov. Sidstnævnte lov ophæves i forbindelse med Persondataloven ikrafttrædelse.

Det er tale om registrering af nedenstående medarbejder-/person- og kundedata:

Medarbejdere og ansøgere:

  • Medarbejdere:
    • Pr. 1.3.2020 har butikken følgende medarbejdere:
      • Hanne Lynggaard Rasmussen
      • Karsten Rasmussen
    • De er hver især gjort bekendt med retten til, i overensstemmelse med Datasikkerhedsforordningen og Persondataloven:
      • At de kan se de oplysninger, der er registreret om vedkommende, herunder om formålet med oplysningerne og om modtagerne af oplysningerne.
      • At de kan kræve de oplysninger ændret, slettet eller overført (dataportabilitet).
    • De pågældende oplysninger findes i:
      • Ansættelsesbeviser/-kontrakter, som opbevares i butikkens personalemappe i aflåst skab.
        • Personalemappen indeholder både ”følsomme” og ”ikke følsomme” personaleoplysninger såsom CPR.nr., væsentlige helbredsforhold, lønforhold, afholdte feriedage, sygdom, navn og adresse, kontonummer samt navn og telefonnummer på evt. pårørende (sidstnævnte af hensyn til evt. pludselig opstået sygdom og lignende).
        • Af ”følsomme oplysninger” opbevares CPR.nr, væsentlige helbredsforhold. Oplysningerne opbevares af Databehandler, Karsten Rasmussen, i personalemappen i et aflåst skab. Desuden er der et billede af medarbejderen på butikkens hjemmeside.
        • Lovpligtige oplysninger til brug for SKAT og andre myndigheder indberettes til butikkens lønbureau, Dataløn, i forbindelse med første lønudbetaling til medarbejderen.  De lovpligtige oplysninger omfatter medarbejderens navn, adresse, kontonummer, CPR.nr., løn og ferieforhold. Ferieforhold dog udelukkende for timelønnede medarbejdere. Dataløn og butikken har indgået Databehandleraftale. Kopi heraf forefindes og vedhæftes nærværende retningslinjer (Bilag 1).
        • Udover nævnte ”følsomme oplysninger”, kan nævnes fagforening, straffeattest, børneattest, personlighedstest, racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold og væsentlige sociale problemer. Butikken er udover oplysninger om CPR.nr., væsentlige helbredsoplysninger og ”overvågningsinfo” samt hjemmeside-/facebookbilleder af medarbejderne, pt. IKKE i besiddelse af følsomme oplysninger.
        • Lønsedler sendes til medarbejderens E-Boks af Dataløn.
        • Medarbejderne har givet samtykke til ovennævnte registreringer, ligesom de har givet samtykke til at få vist deres billede på butikkens hjemmeside og Facebook-væg samt at få sit billede vist i dagspressen som led i markedsføreringen af butikken og/eller dens produkter.
        • Medarbejderne er hver især gjort bekendt med deres rettigheder i forhold til samtykket. (Bilag 2).
        • Medarbejderne er orienteret om Karsten Rasmussens mulighed for at følge medarbejdernes brug af eksempelvis internet og private e-mails i arbejdstiden samt evt. e-mailkorrespondance på medarbejdernes e-mailkonti på PC stillet til rådighed af butikken. Et formål med et sådan tiltag vil være af faglig karakter – eksempelvis ved en medarbejders fravær og, af hensyn til optimal kundeservice, at kunne orientere sig om en bestemt ordre eller indkøb foretaget af den pågældende, fraværende medarbejder.
        • Kasten Rasmussen er informeret om bestemmelserne om brevhemmelighed og vil som sådan aldrig tjekke de af medarbejdernes e-mails, som er mærker ”privat”.
    • Ansøgere:
      • Såvel opfordrede (via annoncering og/eller mundtligt) som uopfordrede, hvor ansøgningen ikke fører til ansættelse, destrueres umiddelbart efter ansættelse af en medarbejder i den opslåede stilling.
      • Det er udelukkende medarbejdere, som har relevant interesse i besættelse af den ansøgte stilling, som vil have adgang til at se ansøgningen.
      • Dog kan ansøgninger gemmes – altid med ansøgerens forudgående skriftlige samtykke – såfremt ansøgningen skønnes at kunne være af interesse med henblik på en evt. senere ansættelse.
      • Evt. indhentelse af supplerende oplysninger om medarbejderen, som ikke fremgår af ansøgningen, vil altid ske med ansøgerens forudgående, specifikke og skriftlige samtykke.
    • Tidligere ansatte:
      • Relevante oplysninger om fratrådte medarbejdere opbevares i butikkens personalemappe i 5 år efter medarbejderens fratræden under henvisning til Forældelsesloven, med mindre relevante myndigheder skønner det relevant at opbevare oplysningerne længere. Formålet med opbevaring af oplysningerne vil være dokumentation over for relevante myndigheder i tilfælde af personelrelaterede tvister. Efter udløb af forældelsesperioden og/eller afslutningen på evt. tvister, vil samtlige oplysninger blive tilintetgjort.
      • Ved en medarbejders fratræden vil medarbejderens e-mailkonto blive slettet så hurtigt, som det skønnes relevant af relevante offentlige myndigheder og af hensyn til evt. personaletvister. I tiden fra fratræden til sletning af e-mailkontoen vil der hurtigst muligt blive sat autosvar på e-mailadressen om den pågældende medarbejders fratræden og til hvilken medarbejder afsenderen i givet fald i stedet skal henvende sig til. I forbindelse med fratrædelsen vil medarbejderens billede på butikkens hjemmeside og Facebookvæg endvidere blive slettet umiddelbart efter fratrædelsen.
      • Den fratrædende medarbejder vil blive informeret om denne procedure.

 

 

 

 

Kundedata:

Butikkens produkter

  • Kamerasalg og salg af øvrigt fotografisk og elektronisk udstyr i butikken.
    • Kunden bliver ikke registreret ved køb.
  • Salg af varer i PhotoCare Webshop:
    • Hvis kunden ønsker at få bestilte vare udleveret i vores butik, får vi en e-mail med kundens navn, adresse, evt. telefonnummer og e-mailadresse. E-mailen udskrives og opbevares i ringbind indtil kunden har afhentet varen og udskriftet af mailen får kunden udleveret. E-mailen slettes efter 2 måneder. Betalingen foregår altid online ved købet til Team DS.
  • Salg af print/billeder fra APP og hjemmeside:
    • Vi får en mail med bestillingen. Mailen slettes efter 2 måneder.
    • Bestillingen registreres på en ordrepose med kundens navn og evt. telefonnummer/mailadresse.
    • Ordren produceres hos PhotoCare Rønne ApS.
    • Ordreposen udleveres til kunden ved afhentning af ordren.
    • For samtlige ordrer gælder at butikken ikke bruger kundens produkter, udover hvad der er nødvendigt for udførelse af opgaven.
    • Ordren slettes efter 2 måneder.
    • Mislykkede fotoprint eller fejlordre makuleres efter 2 måneder.
  • Salg af Fujifilm fotoprodukter fra APP og hjemmeside:
    • Vi får en mail med bestillingen. Mailen slettes efter 2 måneder.
    • Mailen udskrives og udleveres til kunden ved afhentning af ordren
    • Designes og bestilles direkte af kunden hos Fujifilm.
    • Ordren produceres af Fujifilm.
    • Butikken kommer således ikke i berøring med de anvendte fotografier, MED MINDRE kunden har reklamationer og/eller forespørgsler.
    • Kunden vil i så fald som oftest henvende sig i butikken.
    • Bestillingen registreres på en ordrepose med kundens navn og evt. telefonnummer/mailadresse.
    • Ordreposen udleveres til kunden ved afhentning af ordren.
  • Salg af fotoprodukter fra CEWE fra APP og hjemmeside:
    • Vi får en mail med levereringsdato. Mailen slettes efter 2 måneder.
    • Designes og bestilles direkte af kunden hos CEWE.
    • Ordren produceres hos CEWE.
    • Butikken kommer således ikke i berøring med de anvendte fotografier, MED MINDRE kunden har reklamationer og/eller forespørgsler.
    • Kunden vil i så fald som oftest henvende sig i butikken.
    • Ved modtagelse af fotoprodukter, registreres bestillingen på en ordrepose med kundens navn og evt. telefonnummer/mailadresse.
    •  Ordreposen udleveres til kunden ved afhentning af ordren.
  • Billedordre bestilt i butik:
    • Fra digitale medier:
      • Der udfyldes en billedpose med navn og evt. telefonnummer/mailadresse.
      • Ordren produceres hos PhotoCare Rønne ApS.
      • Billedposen udleveres til kunde ved afhentning af færdige billeder.
      • For samtlige ordrer gælder at butikken ikke bruger kundens produkter, udover hvad der er nødvendigt for udførelse af opgaven.
      • Ordren slettes efter 2 måneder.
      • Mislykkede fotoprint eller fejlordre makuleres efter 2 måneder.
    • Fra analoge film/negativer/billeder:
      • Der udfyldes en billedpose med navn og evt. telefonnummer/mailadresse.
      • Ordren produceres hos PhotoCare Rønne ApS.
      • Billedpose udleveres til kunde ved afhentning af færdige billeder.
      • For samtlige ordrer gælder at butikken ikke bruger kundens produkter, udover hvad der er nødvendigt for udførelse af opgaven.
      • Ordren slettes efter 2 måneder.
      • Mislykkede fotoprint eller fejlordre makuleres efter 2 måneder.
  • Øvrige produkter.
    • Fotokopier af diverse dokumenter for butikkens kunder:
      • Den bestilte fotokopi udleveres altid direkte til kunden ved betaling. Butikken opbevarer således ikke kopi af det pågældende dokument.
      • Mislykkede fotokopier makuleres samme dag.
    • Videokopiering:
      • Der udfyldes en billedpose med navn og evt. telefonnummer/mailadresse.
      • Ordren produceres primært hos Videokopi, Brønderslev. Nogle få formater produceres hos PhotoCare Rønne ApS.
      • Billedposen udleveres til kunde ved afhentning af færdige billeder.
      • Den bestilte videokopi udleveres altid direkte til kunden ved betaling. Butikken opbevarer således ikke kopi af den pågældende video.
    • Fotoprodukter, bestilt i butikken:
      • Der udfyldes en billedpose med navn og evt. telefonnummer/mailadresse.
      • Ordren designes og bestilles af PhotoCare Rønne ApS hos producenten af fotoproduktet.
      • Ordren produceres af producenten.
      • Ordrebekræftelse udskrives og makuleres efter modtagelse af ordren.
      • Billedposen udleveres til kunde ved afhentning af ordren.
      • For samtlige ordrer gælder at butikken ikke bruger kundens produkter, udover hvad der er nødvendigt for udførelse af opgaven.
      • Ordren slettes efter 2 måneder med mindre andet aftales med kunden.

 

 

Fotografering.

    • Pasfoto:
      • Der registreres ikke noget ved udprint på papir af kundens pasfoto. Den digitale fil bliver slettet fra kameraets hukommelseskort umiddelbart efter udprintet.
      • Der registreres ikke noget ved digital overførelse af den digitale fil til kommunen via Fotoportalen – ScanTech. Den digitale fil bliver opbevaret i Fotoportalen – ScanTech i 30 dage. Den digitale fil bliver slettet fra kameraets hukommelseskort umiddelbart efter udprintet.

 

    • Miniportræt i butikken:
      • Kundens navn, evt. telefonnummer og/eller e-mailadresse registreres på en arbejdspose, der udleveres til kunden.
      • Billedfilerne opbevares på harddisk i en mappe med kundens navn.
      • Billedfilerne slettes efter 5 år.
      • Samtykkeerklæring opbevares i 5 år. Derefter makuleres sedlen.
      • Billedfilerne opbevares for at kunne servicere kunden med evt. redigering og produktion af billeder.

 

    • Konfirmationsgruppefotografering:
      • Kundens navn, evt. telefonnummer og/eller e-mailadresse registreres på en bestillingsseddel, der udleveres til kunden ved afhentning af ordren.
      • Samtykkeerklæring indhentes, via bestillingssedlen, på alle.
      • Samtykkeerklæringen scannes til harddisk og slettes efter 5 år.
      • Billedfilerne slettes efter 5 år.
      • Billedfilerne opbevares for at kunne servicere kunden med evt. redigering og produktion af billeder.

 

 

    • Portrætbilleder/gruppebilleder/børnebilleder i atelier samt fotografering ud af huset:
      • Kundens navn, evt. telefonnummer og/eller e-mailadresse registreres i ”Onlinebooq” kalendersoftware. Data slettes efter 2 måneder.
      • Kundens navn, evt. telefonnummer og/eller e-mailadresse overføres på fotodagen til en arbejdsseddel, der opbevares i 5 år. Derefter makuleres sedlen.
      • Samtykkeerklæring opbevares i 5 år. Derefter makuleres sedlen.
      • Ved ”Nyfødte”-fotografering, hvor en billedfil sendes til Bornholms Tidende registreres barnets navn, barnets fødselsmåned og år, barnets fødselsvægt, barnets fødselslængde, forældrenes og evt. søskendes navne. Disse oplysninger videregives til Bornholms Tidende, der offentliggør det med forældrenes samtykke.
      • Billedfilerne opbevares på harddisk i en mappe med kundens navn.
      • Billedfilerne slettes efter 5 år.
      • Billedfilerne uploades til et galleri (Shootproof), hvor de bliver placeret i et galleri med kundens navn. E-mailadressen registre også. Fra galleriet kan kunden se og bestille billeder.
      • Galleriet slettes efter 1 år.
      • Billedfilerne opbevares for at kunne servicere kunden med evt. redigering og produktion af billeder.
      • Bestillinger af billeder kan forekomme på følgende måder:
        • Mundtlig bestilling i butikken, pr. telefon/SMS eller mail. Der udfyldes en bestillingsseddel og arbejdspose med kundens navn, telefonnummer og/eller e-mailadresse. Arbejdsposen udleveres til kunden. Bestillingssedlen opbevares i 5 år. Derefter makuleres sedlen.
        • Bestilling via galleriet (Shootproof). Der udprintes en af systemet genereret bestillingsseddel med navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Der bliver udfyldt en arbejdspose med kundens navn, telefonnummer og/eller e-mailadresse. Arbejdsposen udleveres til kunden. Bestillingssedlen opbevares i 5 år. Derefter makuleres sedlen.

 

    • Skole/børnehave/dagplejefoto:

 

1. Hvor kommer oplysningerne fra?

  • Oplysningerne kommer fra den forælder der udfylder bestillingsformularen ved online bestilling.
  • Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail.

Skoler:

  • Derudover skal PhotoCare Rønne ApS bruge oplysningerne fra skolen i forbindelse med ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne og klassebillederne som PhotoCare Rønne ApS er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager PhotoCare Rønne ApS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen. Skolen henter samtykke fra forældre(ne) via skolen AULA. Oplysningerne indeholder følgende: elevens for- og efternavn, adresse, ID.nr. (elevnr.), fødselsdag, klassebetegnelse og hjemmetelefonnummer. For at ændre samtykket følges skolen procedure herfor.

Børnehaver:

  • Derudover skal PhotoCare Rønne ApS bruge oplysninger fra børnehaven i forbindelse med ajourføring af børnehavens arkiver – dvs. portrætterne og gruppebillederne som PhotoCare Rønne ApS er bestilt til at levere til børnehaven. Derfor modtager PhotoCare Rønne ApS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen. Børnehaven henter samtykke fra forældre(ne). Oplysningerne indeholder følgende: barnets for- og evt. efternavn og stue/gruppebetegnelse. For at ændre samtykket følges børnehavens procedure herfor.

Dagplejere:

  • Derudover skal PhotoCare Rønne ApS bruge oplysninger fra dagplejeren i forbindelse med ajourføring af dagplejerens arkiver – dvs. gruppebilleder og portrætter som PhotoCare Rønne ApS er bestilt til at levere til dagplejeren. Derfor modtager PhotoCare Rønne ApS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen. Dagplejeren henter samtykke fra forældre(ne). Oplysningerne indeholder følgende: barnets for- og evt. efternavn. For at ændre samtykket følges dagplejerens procedure herfor.

 

2. Med hvilket formål behandles oplysningerne?

  • Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/børnehaven/dagplejeren samt forældre(ne).
  • PhotoCare Rønne ApS formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart.

 

3. Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?

  • Skolen/børnehaven/dagplejeren/forældrebestyrelsen bestiller PhotoCare Rønne ApS til at udføre fotograferingen.

 

4. Hvilken følsomhed har oplysningerne?

  • Almindelige persondata
  • – herunder: Elevens navn, klassetrin, elevnummer, adresse samt evt. e-mail og telefonnummer.
  • PhotoCare Rønne ApS hverken bruger eller lagrer CPR-numre.

 

5. Er den registrerede oplyst om behandlingen?

  • Det fremgår af vores udleverede login-seddel, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på vores hjemmeside:

roenne.skolephotocare.dk under menuen persondata loven

 

6. Er personoplysningerne nødvendige for formålet?

  • Skolen/børnehaven/dagplejeren/forældrebestyrelsen bestiller PhotoCare Rønne ApS til at udføre fotograferingen.

Skoler:

  • Ja, PhotoCare Rønne ApS skal bruge oplysningerne fra skolen i forbindelse med ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne og klassebillederne som PhotoCare Rønne ApS er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager PhotoCare Rønne ApS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen (For- og efternavn, klasse og elevnummer). I forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger PhotoCare Rønne ApS personoplysningerne hertil.

 

Børnehaver:

  • Ja, i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger PhotoCare Rønne ApS personoplysningerne hertil.

 

Dagplejere:

  • Ja, i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger PhotoCare Rønne ApS personoplysningerne hertil.

 

7. Hvornår udløber/slettes oplysningerne?

Skoler/børnehaver/dagplejere:

  • Barnets/elevens for- og evt. efternavn, klassetrin/gruppe og evt. elevnummer forbliver i systemet grundet info til skolens arkiv. Dette slettes ved udgangen af næstfølgende kalenderår.
  • Hvis forælderen har ønsket fotografering, slettes oplysninger ved udløbet af det 5. år.

 

8. Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?

  • Det er PhotoCare Rønne ApS´s vurdering, at der kommer henvendelser på alle slags billeder, hvorfor muligheden for (gen)bestilling er aktuel op til 5 år efter fotografering.

 

9. Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?

  • Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger telefonisk eller på mail til os, ligesom forældre med børn i børnehaver/dagpleje kan få ajourført oplysninger ved henvendelse.

 

10. Hvem har adgang til oplysningerne?

  • PhotoCare Rønne ApS´s medarbejdere. Fotografen har kun adgang til for- og efternavn, klassetrin og elevnummer under fotograferingen.
  • Skoler og børnehaver vil ved endt fotografering, få udleveret portrætterne til intern brug til deres kartotekssystem, hvis det ønskes.

 

11. Hvor lagres personoplysningerne?

  • I virksomheden; på PhotoCare Rønne ApS´s interne drev.

 

12. Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?

  • Ja. Du har ret til indsigt: Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt PhotoCare Rønne ApS pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
  • Retten til at korrigere data: Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.
  • Retten til at slette data: Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som PhotoCare Rønne ApS benytter, undtagen i følgende situationer:
  • * Hvis du har en bestilling ved PhotoCare Rønne ApS.
  • * Hvis du har en uafklaret sag ved PhotoCare Rønne ApS.
  • * Hvis du har et økonomisk mellemværende med PhotoCare Rønne ApS, uanset betalingsmåde.
  • * Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne, herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).
  • Hvordan kan du udøve dine rettigheder? Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vores medarbejdere altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Du kan altid kontakte os herom på roenne@photocare.dk

 

  • Retten til at klage til en tilsynsmyndighed: Hvis du mener, at PhotoCare Rønne ApS behandler dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte PhotoCare Rønne ApS på roenne@photocare.dk . Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

 

13. Hvem videregives oplysningerne til? (Underdatabehandlere) Alle kundedata opbevares    

      på internt drev.

  • Alle billeder i PhotoCare Rønne ApS bliver behandlet internt.
  • Billederne har anonymiserede forløbne fil-navne under hele processen.
  • PhotoCare Rønne ApS hoster deres hjemmeside samt onlinebutik i Danmark hos underdatabehandlere.

 

14. Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?

  • Ja, der er udfærdiget databehandleraftale(r) mellem PhotoCare Rønne ApS og underdatabehandlere.

 

15. Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?

  • Nej

 

 

 

 

  • Diverse.
    • Debitor- og kreditorkartotek:
      • Opdateres løbende i forhold til relevante kunder og leverandører.
      • Debitorer/kreditorer slettes, hvis der ikke har været aktivitet på kontoen i    5 år.
      • Registrerede oplysninger omfatter:
        • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, kontonummer, betalingsbetingelser, evt. EAN-nummer og CVR-nummer.
    • Pris og øvrige forespørgsler/tilbud via mail/telefon/i butikken:
      • Forespørgelsesseddel/udskrevet mail med navn evt. adresse, e-mailadresse og telefonnummer opbevares i 1 år.
      • Forespørgelsesseddel makuleres derefter.
      • E-mails slettes efter 2 måneder.
    • Kundeordre:
      • Kundeordreseddel udfyldes med navn, evt. adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
      • Når kunden afhenter bestilte vare, makuleres kundeordresedlen.
    • Reparationer:
      • Når kunden indleverer et produkt til reparation, udfyldes en reparationsrapport med navn, evt. adresse, e-mailadresse og telefonnummer, hvor én kopi følger produktet til værkstedet og én kopi opbevares i et ringbind.
      • Når produktet kommer retur fra værkstedet, udfyldes en ny reparationsrapport med hvad der er sket på værkstedet, som udleveres til kunden når produktet afhentes af kunden.
      • Kopien, som gik til værkstedet samt den kopi, vi opbevarede i et ringbind, makuleres begge ved sagens afslutning.
    • Fotokurser/fototure:
      • Ved kundekontakt, så udfyldes en interesseseddel med navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse for at kunne informere kunden om dato for afholdelse af de enkelte kurser/ture.
      • Når kurset/turen er afholdt, makuleres interessesedlen.
      • Tilmeldingsseddel udfyldes ved tilmeldelse til kursus.
      • Tilmeldingsseddel makuleres efter afholdelse af kurset eller ved aflysning.
    • Dataoverførsel:
      • Butikken betjener sig af forskellige leverandører i forbindelse med dataoverførsel.
      • Der er indgået Dataansvarlig- og databehandleraftale med de enkelte leverandører.
      • Butikken har Trustbox Antivirus og Malwarebyte sikkerhedssoftware installeret på alle PC’ere.
      • Alle butikkens PC’ere, der indeholder persondata, er beskyttet med Password.
    • Dataleverandører:
      • Dataansvarlige:
        • Tea Tabulex (skolesystem)
        • Fotolet/Shootersoftware (skolefotosystem)
        • Shootproof (galleri)
        •  

 

      • Databehandlere:
        • Dataløn (lønninger)
        • Team DS (indkøbsforening)
        • I-Advice (kassesystem)
        • E-Conomic (økonomisystem)
        • Rønne Revision (revisor)
        • Fotolet/Shootersoftware (skolefotosystem)
        • Shootproof (galleri)
        • Trustbox (backup)
        • Malwarebyte (malware software)
        • Onlinebooq (bookingsystem)
        • Fotoportalen – ScanTech
      • Der forekommer dobbeltroller som både dataansvarlig og databehandler.

 

  • Butikkens personale
    • Infomationsstatus:
      • Idet butikkens medarbejdere, udover selv at være registrerede, qua kundekontakten også er daglige databehandlere, er de den 22. maj 2018 mundtligt og skriftligt blevet informeret om ovennævnte retningslinjer og har haft mulighed for at stille spørgsmål, som Hanne Lynggaard Rasmussen og /eller Karsten Rasmussen efter bedste evne har forsøgt at besvare. Skriftlig information er givet i form af vedhæftede resumé af nærværende retningslinjer (Bilag 5) og i form af kopi af nærværende retningslinjer.
      • Notits om udarbejdede retningslinjer og orientering af butikkens medarbejdere er endvidere offentliggjort på butikkens hjemmeside.
      • Butikkens personale er i forbindelse med nævnte information om retningslinjerne, udtrykkeligt blevet instrueret i, hvordan evt. fejlhåndtering af retningslinjerne skal oplyses til Hanne Lynggaard Rasmussen og/eller Karsten Rasmussen så hurtigt som muligt (Bilag 5).
      • I Hanne Lynggaard Rasmussens fravær (f.eks. ferie) og dermed manglende mulighed for at kunne indberette evt. overtrædelser af nærværende dataretningslinjer til Datatilsynet rettidigt inden for 72-timers perioden, instruerer Hanne Lynggaard Rasmussen, inden sit fravær, en kollega i, hvordan overtrædelsen i givet fald skal indberettes til datatilsynet. Der gives også oplysning om, at Hanne Lynggaard Rasmussen samtidig og snarest efter sit fravær skal orienteres om overtrædelsen.
      • Med henblik på løbende at overholde nærværende retningslinjer er der udarbejdet en checklist (Bilag 6) som indeholder punkter, som Hanne Lynggaard Rasmussen følger op på én gang årligt, første gang i marts 2019.

 

Rønne den 18. maj 2018, rettet 19. februar 2021

PhotoCare Rønne ApS

CVR.nr. 25 29 86 32

 

                                    

_______________________                   ___________________________

Hanne Lynggaard Rasmussen                  Karsten Rasmussen

Indehaver                                                 Indehaver

LUK